Workflows

Die edu-sharing Workflows vereinfachen die gemeinsame Verwaltung von Objekten.

Definierbare Status, Zuständigkeiten und eine Historie helfen Ihnen, Ihre Qualitäts-Sicherungs-Prozesse im Team in edu-sharing abzubilden.

So wird die Redaktion von Inhalten zum Kinderspiel.

 

Workflow-Ansicht aufrufen


 

Die Oberfläche für die Nutzung von Workflows für Objekte wird im Workspace aufgerufen.

Voraussetzung für die Nutzung der Workflows sind Mitarbeiter-Rechte für das entsprechende Objekt.

Alle Objekte für die ich laut Arbeitsablauf verantwortlich bin, finde ich im Ornder "Ich bin zuständig" meines Arbeitsplatzes.

Workflow-Funktionen im Workspace aufrufen


Um die Workflow-Ansicht im Workspace aufzurufen, öffen Sie das Kontext-Menü  für das entsprechende Objekt.

Wählen Sie hier die Option "Workflow".

 

 

Ein neues Fenster mit den Workflow-Informationen wird geöffnet.

 

Workflow-Ansicht

Workflow-Funktionen aus der Suche aufrufen


Viele Nutzer verwenden die edu-sharing Suche als zentrales Werkzeug. Mit einem kleinen Trick lässt sich die Workflow-Ansicht auch aus der Suche aufrufen:

  • Öffnen Sie die Vorschau des Objektes, indem Sie es anklicken.
  • Wählen Sie nun die Option "ZUM SPEICHERORT" im oberen Bildschirmbereich.
  • Sie werden entweder zum Speicherort des Objektes oder zum Ordner "für mich freigegeben" weitergeleitet.

  • Wählen Sie das Kontext-Menü  für das entsprechende Objekt auf.

  • Wählen Sie die Option "Workflow" im Kontextmenü des Objektes.

 

 

Aufrufen der Workflow-Maske aus der Suche

 

Workflows benutzen


Die edu-sharing Workflows nutzen die Attribute "Zuständiger" und "Status" zur Abbildung von Prozessen.

Ergänzend sorgen die Felder "Kommentar" und "Protokoll" für transparente Vorgänge.

  1. Im Feld "Zuständiger" kann ein Nutzer oder eine Redaktionsgruppe als Verantwortlicher für den aktuellen Arbeitsschritt / Status ausgewählt werden.
    Fangen Sie einfach an, den Namen der gewünschten Person / Gruppe einzutippen. Das Feld schlägt selbständig passende Nutzer aus dem System vor. Klicken Sie auf einen der vorgeschlagenen Namen, um ihn auszuwählen.
    Der gewählte Nutzer erscheint im Feld unter der Suche.
    Klicken Sie auf das Kreuz hinter dem Namen eines gewählten Nutzers, um ihn als Verantwortlichen zu entfernen.
    Standardmäßig werden nur Namen aus der eigenen Organisation (Schule, Fakultät..) durchsucht. Um übergreifen im System nach Nutzern zu suchen, aktivieren Sie die entsprechende Suchoption.
  2. Im Feld "Status" kann der aktuelle Status des Objektes ausgewählt werden. Der Status repräsentiert die Position, die der Vorgang im Rahmen des Workflows gerade hat.
    Standartmäßig stehen die folgenden Status zur Auswahl: "zu prüfen", "hat Mängel", "geprüft".
  3. Im Feld "Kommentar" kann ein Kommentar oder eine Nachricht eingefügt werden, welche die aktuelle Status-Änderung erklärt.
  4. Das Feld "Protokoll der bisherigen Workflow-Aktivitäten" enthält als eine Art Archiv alle Änderungen der Felder "Zuständiger", "Status" und "Kommentar".

Mit der Schaltfläche "Speichern" können Sie Ihre Eingabe bestätigen.

Sollte der Verantwortliche noch nicht über "Bearbeiter" Rechte für das Objekt verfügen, werden ihm die Rechte beim Speichern des Workflows eingeräumt.
Das System zeigt einen entsprechenden Hinweis an.
Das Objekt erscheint im Workspace-Ordner "Ich bin zuständig" des Verantwortlichen.

 

Workflow-Maske

 

 

Beispiel: Start eines Workflows mit "ulf ulfson" als Verantwortlichem. Beim Erstellen des Workflow-Eintrags werden automatisch die notwendigen Zugriffsrechte vergeben.